Kennst du das? Du bekommst eine geschäftliche E-Mail und denkst im ersten Moment, der Absender hat einen Stock verschluckt. Passiert leider immer noch viel zu häufig. Viele tun sich einfach schwer damit, auch bei geschäftlicher Korrespondenz fluffig zu formulieren. Deshalb hab ich heute mal ein paar Infos, Tipps und Tricks zusammengefasst, wie du fluffige Geschäftspost formulieren kannst.

Viele denken, sie müssten in geschäftlichen E-Mails und Briefen schreiben wie eine Behörde: Steif, mit Abstand zum Empfänger, höchst förmlich. Natürlich sollte eine Geschäftsmail nicht zu schnodderig rüberkommen – außer man kennt sich schon lange und gut, dann sieht das natürlich ein bisschen anders aus. Aber trotzdem sollte man auch nicht den berühmten Stock im Hintern haben, der tut nämlich beim Sitzen bzw. beim Lesen weh!

Da sitzt ein Mensch!

Aber wie bekommt man es hin, dass geschäftliche Korrespondenz nicht zu flapsig wird, ohne dabei in Beamtendeutsch abzugleiten? Eigentlich ist es ganz einfach: Stell dir dein Gegenüber vor! Denk immer dran, da sitzt auch ein Mensch, mit Sorgen und Nöten, mit Emotionen, mit Stärken und Schwächen. Einfach ein Mensch eben. Einer wie du und ich. Auch wenn der Empfänger einen völlig anderen Hintergrund haben mag, er ist und bleibt ein Mensch!

Warum ich das so oft wiederhole? Weil ich möchte, dass sich dir dieser Satz ganz, ganz tief in dein Gedächtnis einprägt. Weil ich denke, dass er das A und O ist, wenn du gerne geschäftliche Mails und Briefe schreiben möchtest, die beim Gegenüber ankommen.

Geschäftliche E-Mails und Briefe: Schreibe, wie du sprichst!

Auch bei geschäftlicher Post gilt ein Tipp, den ich beim Bloggen immer gebe: Schreibe, wie du sprichst. Eine Mail ist ja an sich nichts anderes, als ein aufgeschriebenes Gespräch. Naja, indirekter halt, aber im Grunde bleibt es ein Gespräch. Wenn du eine Mail laut vorliest, bevor du sie abschickst, merkst du selbst, wo du hängen bleibst, weil du zu steif wirst.

Beim Schreiben verhakelt man sich ja gerne mal in nicht enden wollenden Relativsätzen, die am Ende keiner mehr versteht. Ist dir das beim Sprechen schon mal passiert? Also mir nicht – oder nur dann, wenn ich unterwegs den Faden verloren hatte. Deshalb stell dir beim Schreiben vor, du würdest dem Empfänger der E-Mail oder des Briefs das, was du ihm schreiben willst, erzählen.

Bring’s auf den Punkt!

Auch auf substantivierte Verben und unnötige Füllwörter solltest du verzichten, sie machen deine E-Mail oder deinen Brief unnötig steif. Auch Relativierungen (eigentlich, irgendwie, sozusagen etc.) sind in den allermeisten Fällen unnötig. Bringe klar und deutlich auf den Punkt, was du zu sagen hast! Und schreibe verständlich – da sind wir wieder bei dem Punkt „schreib, wie du sprichst“. Denn Endlos-Sätze und dergleichen führen nur dazu, dass deine Mail schwer verständlich wird.

Denk dabei auch an den Empfänger und mach es ihm leicht, deine Mail oder deinen Brief zu lesen und zu verstehen, ohne lange nachdenken zu müssen. Es kostet unnötig Zeit, wenn man Sätze erst auseinanderklamüsern oder erst im Fremdwörter-Lexikon nachschlagen muss, was du eigentlich willst. Überlege dir also auch gut, welche Fachbegriffe der Empfänger deiner Post versteht und welche du besser umschreibst oder erklärst. Du möchtest ja nicht, dass sich dein Leser dumm fühlt, oder?

Geschäftspost – sachlich, aber nicht emotionslos

Geschäftspost ist in der Regel immer sachlich, oder sollte es zumindest sein. Sachlichkeit erreichst du unter anderem dadurch, dass du wie oben schon erwähnt klar und deutlich dein Anliegen rüberbringst. Ohne allzu viele Umschweife, wobei du natürlich darauf achten solltest, dass du nicht mit der Tür ins Haus fällst, aber das ist dir ja eh klar. Wie so oft ist es auch hier der goldene Mittelweg, der dich ans Ziel führt.

Sachlich heißt aber nicht, dass du völlig emotionslos schreiben sollst. Hier kommen wir wieder zum ersten Punkt: Der Empfänger ist auch ein Mensch! Einer mit Gefühlen, so wie du auch. Wenn du etwas toll findest, darfst du das auch sagen. Wenn dir etwas nicht gefällt, darfst du das natürlich auch sagen. Achte dabei auf die Formulierung, du möchtest ja niemandem auf den Schlips treten. Du musst dir aber auch nicht immer alles gefallen lassen. Denn wenn ihr zusammenarbeiten wollt, muss das für beide gut und sinnvoll sein. Und da muss man auch sagen, wenn etwas nicht so läuft, wie man sich das vorstellt, nur so kann man gemeinsam eine Lösung finden.

Kommunikation nach außen als Visitenkarte

Wenn du geschäftliche Mails und Briefe schreibst, dann hinterlässt du damit immer auch eine Art Visitenkarte. Achte also darauf, dass man dich ernst nimmt. Das erreichst du nicht nur, indem du sachlich und auf den Punkt kommunizierst, sondern auch, indem du auf deine Rechtschreibung achtest. Denn mal ehrlich: Wer nimmt jemanden ernst, der keinen fehlerfreien Satz schreiben kann?

Ja, ich weiß, es gibt auch Menschen mit Lese- und Rechtschreibschwäche – darauf spiele ich hier gar nicht an, das ist eine ganz andere Baustelle. Mir geht es darum, dass du mit einer ordentlichen Rechtschreibung auch Respekt dem Empfänger gegenüber zeigst. Er ist es dir wert, dass du auf korrekte Sätze achtest.

Mit diesen Tipps fällt es dir in Zukunft sicher leichter, geschäftliche Post zu verfassen – egal, ob elektronisch oder analog. Verrate mir doch in den Kommentaren, ob du dir etwas bei geschäftlichen Mails und Briefen schwer fällt oder was dich am meisten stört bei der Post, die du so bekommst. Ich bin gespannt.