Wer mich kennt weiß, dass ich zu den vergesslichsten und chaotischsten Menschen der Welt gehöre. Was ich mir nicht aufschreibe, das ist auch ganz schnell wieder weg. Vor allem, wenn viele Aufgaben anstehen, da geht dann schnell mal was unter. Das ist natürlich nicht gut und so habe ich im Laufe der Zeit ein To Do-System für mich erarbeitet, das inzwischen recht gut funktioniert. Und als ich kürzlich von der Blogparade von Peer Wandinger von Selbständig-im-Netz gelesen habe, da wusste ich: Da muss ich meinen Senf dazugeben!

Immer auf der Suche nach der perfekten Lösung

Gleich mal eines vorneweg: Perfekt ist meine Lösung noch lange nicht, immer wieder arbeite ich Verbesserungen ein und es ist ein konstanter Prozess, kein fixes „Endprodukt“. Im Moment bin ich noch am Überlegen, wie ich meine Monatsthemen, die ich mir ja fürs kommende Jahr vorgenommen habe, in das bestehende System einarbeite. Aber dazu fällt mir mit Sicherheit auch noch etwas ein.

Ja, auch als Tech-Freak stehe ich auf Papier, zumindest was To Do-Listen (und Bücher) angeht. Daher ist das papierlose Büro für mich nie ein Thema gewesen, und auch meine Aufgaben organisiere ich zumindest zum Teil ganz klassisch mit Stift und Papier. Mein To Do-System besteht derzeit aus fünf Bausteinen, die ich euch hier vorstellen werde. Vielleicht fühlt sich ja der eine oder die andere dadurch inspiriert.

Das wichtigste Element: Der Buchkalender auf dem Schreibtisch

Seit 2015 arbeite ich mit einem ganz klassischen Buchkalender, der neben mir auf dem Schreibtisch liegt, immer die Seite mit dem aktuellen Tag aufgeschlagen. Am Ende einer Woche, manchmal auch erst am Wochenanfang, notiere ich mir darin die Aufgaben, für die ich in der Regel feste Termine habe: Die Artikel für Kunde A schreibe ich am Montag, Mittwoch und Freitag, Artikel für Kunde B am Dienstag, Donnerstag ist normalerweise der Blog-Artikel für den Federführend-Blog an der Reihe. So hat die Woche schon eine gewisse Grundstruktur, auf der ich aufbauen kann.

Das allgegenwärtige Element: Der Google Kalender

Wenn ich mir die Aufgaben für die einzelnen Tage notiere, habe ich dabei immer den Google Kalender im Blick. Hier halte ich Arzt- und Friseur-Termine fest, Netzwerktreffen, aber auch größere private Termine oder geschäftliche Termine beim Kunden. Und weil der Google Kalender eben immer dabei ist, egal ob unterwegs am Smartphone oder im Büro und zuhause am Rechner, findet man hier auch Erinnerungen wie „Artikel fürs Gemeindeblatt einstellen“ oder „XYZ anrufen“.

Diese Erinnerungen übertrage ich gelegentlich auch noch in meinen Buchkalender – aber einfach nur, damit ich da nochmal etwas zum Abhaken habe. Abhaken ist so toll und gibt mir immer ein gutes Gefühl. Für tolle Ideen, die festgehalten werden wollen und etwas mehr Platz brauchen als einen Kalender-Eintrag habe ich darüber hinaus auch immer noch ein Notizbuch in der Tasche.

Das Element fürs Grobe: Jahreskalender an der Wand

An einer Wand im Büro hängt ein großer Jahreskalender, in den ich alle großen Termine eingetragen habe, die für mich irgendwie relevant sind. Das ist zum einen der Urlaub, zum anderen sind es aber hauptsächlich Veranstaltungen wie beispielsweise die Cebit oder die Gamescom – in diesem Jahr waren es fast ausschließlich Veranstaltungen aus dem Bereich Unterhaltungselektronik, weil ich diese eben immer gerne im Blick habe, für techgeflüster, aber auch für Kundenprojekte. Auch Keynotes von Apple, Google und Microsoft sind hier eingetragen – so weiß ich, wann ich eventuell abends etwas mehr Zeit einplanen muss, weil eben grade das neue iPhone vorgestellt wurde. Und natürlich hatte ich mir dort auch den Termin fürs Barcamp Stuttgart groß notiert.

Das Sammler-Element: Toodledo

Toodledo ist ein tolles Tool, das man eigentlich komplett für alle Aufgaben nutzen könnte. Eine Zeit lang hab ich das auch gemacht, allerdings fehlte mir der Buchkalender doch zu sehr. Heute nutze ich Toodledo für die Ideensammlung. So gehen Ideen und Links nicht verloren, sondern sind schön aufgelistet, können mit Deadlines versehen und priorisiert werden. Und Notizen kann ich auch zu jedem Eintrag machen.

Das ist vor allem bei Gedankenblitzen toll, weil man diese gleich festhalten kann, auch wenn man eigentlich grade keine Zeit hat – für ein paar Stichworte reicht’s immer und man findet hinterher eben auch alles wieder, ohne großartig suchen zu müssen. Leider klappt bei Toodledo die Synchronisation mit dem Smartphone nicht (in der Theorie sollte es das eigentlich), sonst würde ich das To Do-Tool vielleicht noch viel intensiver nutzen.

Das sortierte Element: Das E-Mail-Postfach

So chaotisch ich bin, mein E-Mail-Postfach ist für meine Verhältnisse vergleichsweise ordentlich. Auch hier habe ich im Laufe der Jahre ein System entwickelt, das sich für mich bewährt hat. Neben Toodledo sammle ich auch im Postfach Ideen und Themen. Ja, das könnte ich alles auch in Toodledo machen, aber wenn eine interessante Mail hereinflattert, dann geht es für mich schneller und einfacher, sie einfach als wichtig zu markieren und in den entsprechenden Ordner zu verschieben. Genau genommen läuft das Verschieben sogar weitgehend automatisiert, ich muss also tatsächlich nur einen kleinen Teil noch von Hand in die entsprechenden Ordner einsortieren. Bei ganz wichtigen Sachen, die ich auf gar keinen Fall vergessen möchte, wird dann auch noch ein Vermerk in Toodledo gemacht.

Viele Bausteine – aber es funktioniert

Zugegeben, es ist ein recht bunter Mix aus verschiedenen Elementen. Bislang ist es mir aber nicht gelungen, tatsächlich alles an einem Ort zu bündeln. Denn meist wurde mir das zu unübersichtlich oder ich war genervt, weil ich diverse Tools nicht weitgehend genug nach meinen eigenen Vorstellungen und Bedürfnissen anpassen konnte. Und weil ich, wie oben erwähnt, eben immer noch auf Papier stehe und gerne auch mal von Hand schreibe und erledigte Aufgaben abhake, musste eben auch ein Papier-Element dazu.

Große Projekte in kleine Häppchen einteilen

Ganz große und längerfristige Projekte breche ich darüber hinaus übrigens meistens noch in viele kleine Unterpunkte herunter, mache ich mir entweder von Hand oder am PC eine Liste mit allen Unterpunkten und versehe diese zum Teil auch mit einer Deadline. Das wird dann ausgedruckt und an die Wand gehängt – manchmal brauche ich den Druck, vor allem bei Dingen, die nebenher laufen müssen oder die eben irgendwann gemacht werden können oder sollten.

Ausprobiert habe ich in Sachen To Do-Liste schon vieles, von Evernote bis Trello. Heute ist es wie gesagt noch nicht die perfekte Lösung, aber eine, mit der ich leben kann, die mich nicht unnötig viel Zeit kostet und die trotz ihrer Vielfältigkeit für mich übersichtlich ist. Und ich finde, das ist die Hauptsache – wir Menschen sind alle so unterschiedlich, und so unterschiedlich sind auch unsere To Do-Systeme. Jeder muss für sich das finden, womit er am besten zurechtkommt. Und wir sollten uns bewusst machen, dass es auch immer wieder Anpassungen geben wird und unsere To Do-Systeme immer mal wieder kritisch beleuchten.

Und bei dir so?

Jetzt bin ich natürlich neugierig: Wie sehen denn eure To Do-Listen aus? Ich weiß, das wurde schon tausendmal gefragt, aber ich freue mich doch immer wieder über Inspiration und Ideen, oder einfach über eine andere Perspektive.